CASE
Fra manuelle processer til automatiseret B2B-handel
ARAS Security effektiviserer med Flex Media
Med en ny DynamicWeb 10-løsning har ARAS Security, i samarbejde med Flex Media, samlet webshop, PIM og Visma.net-ERP i ét digitalt flow. Resultatet er en automatiseret B2B e-handelsplatform, der reducerer manuelle processer, styrker datakvaliteten og forbedrer kundeoplevelsen.
INDHOLD
UDFORDRINGEN
Vækst krævede et stærkere digitalt fundament
ARAS Security er blandt Nordens førende leverandører af professionelle sikkerhedssystemer
Som distributør og teknologipartner for installatører og virksomheder håndterer ARAS over tusind produkter med varianter på vej og håndtering af kundespecifikke sortimenter på tværs af markeder og sprog.
Den tidligere DynamicWeb 9-platform kunne ikke længere følge med
Produktdata blev vedligeholdt flere steder, processer krævede manuelle opdateringer, og webshoppen kunne ikke afspejle virksomhedens voksende kompleksitet.
Derfor tog ARAS beslutningen om at skifte til DynamicWeb 10 Cloud Suite – med målet om at skabe en skalerbar B2B e-handelsløsning, hvor webshop, PIM og ERP arbejder som ét samlet system.
Agil proces i stedet for fast scope
Samarbejdet mellem ARAS og Flex Media blev drevet efter principperne i Flex Media-modellen – en gennemprøvet metode til at skabe hurtig værdi uden tunge processer.
I stedet for en fast kravspecifikation arbejdede Aras og Flex Media agilt i korte iterationer med løbende prioritering af funktioner, design og integrationer ud fra forretningens behov.
Fra første dag var målet at komme hurtigt i drift med en Minimum Viable Product (MVP), hvor de vigtigste funktioner blev sat i produktion tidligt. Det gjorde det muligt at teste løsningen i praksis og træffe beslutninger baseret på reelle erfaringer – ikke antagelser.
Kommunikationen foregik i korte, fokuserede møder frem for lange workshops, og ARAS havde fuld indsigt i fremdrift og prioriteringer.
Resultatet var et effektivt forløb med høj gennemsigtighed, hvor tempo, kvalitet og tillid gik hånd i hånd.
LØSNINGEN
En samlet digital platform til B2B e-handel og ERP-integration
Den nye løsning blev udviklet på DynamicWeb 10 Cloud Suite og integreret med Visma.net ERP
Herfra blev både webshop, kundecenter og PIM-system samlet i ét digitalt økosystem, hvor data flyder automatisk mellem systemerne.
Go-live: Oktober 2024
Før den officielle lancering gennemførtes en testfase med udvalgte kunder, hvor funktionalitet, dataflow og brugeroplevelse blev afprøvet i praksis.
Det sikrede en stabil overgang til den nye platform og gjorde Go-Live til en planlagt, problemfri proces uden behov for udvikling eller fejlrettelser i perioden efter.
Men det var ikke afslutningen. Derfra fortsatte arbejdet med optimering, undervisning og forbedringer i performance, lagerintegration og brugerflow.
Tekniske løsninger med konkret forretningsværdi
DynamicWeb, PIM og Visma.net
Efter go-live blev der arbejdet videre med at finpudse platformens vigtigste komponenter – altid med fokus på forretningsværdi frem for teknik.
Her var målet ikke blot at udvikle funktioner, men at skabe løsninger, der reducerer manuelle processer, samler data ét sted og styrker driften.
Nedenfor ses nogle af de mest centrale tekniske greb, der gjorde det muligt.
Kundeportal giver brugerstyring og adgangsroller, der sparer tid
Et specialudviklet modul gør det muligt for superadmins at oprette, tildele og administrere brugere direkte i deres kundecenter. Det reducerer manuelle opgaver og giver ARAS fuld kontrol over sine kundeprofiler uden at skulle ind i backend for at oprette brugere. Det kan kunderne selv gøre.
Certificeringsbaseret produkttilgængelighed
Visse produkter kræver særlige tekniske certificeringer. Derfor byggede Flex Media en sortimentslogik, der automatisk viser eller skjuler produkter afhængigt af brugerens godkendelser.
Resultatet: højere datasikkerhed, compliance og en mere målrettet kundeoplevelse.
PIM som datamotor for hele platformen
Et nyt Product Information Management-system (PIM) blev etableret som kernen i løsningen. Herfra styres produktdata, billeder og varianter på tværs af sprog og markeder. Der anvendes workflows, så når et produkt bliver oprettet af én medarbejder, gives der automatisk besked til den næste kollega, der skal arbejde med produktet. Dashboards giver ARAS fuldt overblik over datakvalitet og sortiment og fungerer som et centralt kontrolpunkt for alt produktrelateret indhold.
Med valget af DynamicWeb eCommerce og PIM i samme platform får ARAS en løsning, hvor webshop og produktdata er tæt forbundet, og hvor der kun er behov for én integration mellem DynamicWeb og Visma.net ERP.
Det betyder, at ændringer kun skal foretages ét sted, hvilket er markant billigere og hurtigere end løsninger, hvor PIM ligger separat.
Samtidig skal medarbejderne ikke arbejde direkte i eCommerce, fordi alle produktdata, beskrivelser og attributter beriges i PIM-systemet.
Når en ny produktattribut oprettes i PIM, opdateres den automatisk i eCommerce, så hele systemet holdes ajour uden dobbeltarbejde.
DynamicWeb eCommerce og PIM opdateres sammen og automatisk – hvilket sikrer et effektivt og vedligeholdelsesvenligt setup.
Den samlede løsning gav ARAS et stærkt teknisk fundament, hvor forretningsprocesser, data og drift er tæt forbundet, og hvor tiden kan bruges på udvikling frem for vedligehold.
Denne tilgang dannede også grundlaget for det tætte samarbejde og den transparente proces, som kendetegnede hele projektet.
ERP-integration til Visma.net med real-time data
Integrationen til Visma.net ERP blev etableret via DynamicWebs standardconnector, som blev sat op og testet på under 20 timer. Det betød en hurtig og stabil implementering uden behov for tung specialudvikling.
Connectoren synkroniserer automatisk lagerstatus, leveringsoplysninger, produktdata, styklister, kundespecifikke priser og rabatter, valutaer samt forsendelsesmetoder mellem webshop og ERP.
På samme måde sendes ordrer og leveringsdata fra webshoppen direkte til Visma.net. Alt opdateres inden for få minutter, så både kunder og medarbejdere altid arbejder med opdaterede data.
Løsningen blev konfigureret direkte i DynamicWeb – uden ændringer i Visma.net – hvilket gjorde opsætningen enkel og fleksibel.
Det reducerer kompleksiteten markant og gør integrationen både hurtigere, billigere og mere vedligeholdelsesvenlig end traditionelle, specialbyggede forbindelser.
Den tætte integration betyder, at data flyder gnidningsfrit på tværs af systemerne og giver ARAS et fuldt opdateret overblik over ordrer, kunder og produkter – direkte i DynamicWeb.
Det gør det muligt at reagere hurtigere, eliminere dobbeltindtastning og få bedre beslutningsgrundlag på tværs af organisationen.
Tæt samarbejde med transparens og fremdrift
Projektet blev holdt på under 500 timer fordelt på udvikling, integration, projektledelse og undervisning.
Kommunikationen foregik løbende og åbent – uden tunge godkendelsesrunder.
ARAS var involveret i prioriteringerne undervejs, hvilket gjorde det muligt at reagere hurtigt, når nye behov opstod.
Den fleksible struktur gjorde processen effektiv og gav begge parter fuld kontrol over udviklingen.
"Fremdriften skyldtes tillid og åbenhed. ARAS havde altid overblik over, hvad vi lavede – og vi kunne levere i små, værdifulde iterationer”
En løsning, der vokser med forretningen
Da platformen gik live i oktober 2024, oplevede ARAS hurtigt en markant forbedring i performance, stabilitet og brugeroplevelse.
Systemet er nemt at bruge og væsentligt hurtigere end den tidligere DynamicWeb 9-løsning, og teamet kom hurtigt i gang med den daglige drift.
Efter Go-Live fulgte en fase med træning og support, hvor ARAS’ team blev oplært i DynamicWeb backend og PIM. Det gjorde virksomheden mere selvkørende og frigjorde tid i både drift og support – et centralt succeskriterium for projektet.
PIM-systemet fungerer samtidig som fundamentet for ARAS’ kommende markedsudvidelser. Med ét samlet sted at berige og administrere produktdata kan ARAS nu skalere langt hurtigere på tværs af lande og sprog – med Sverige som det første nye marked.
Det betyder, at virksomheden ikke kun har fået en bedre løsning i dag, men et digitalt setup, der understøtter vækst og internationalisering de kommende år.
Platformen udvikles fortsat løbende med nye funktioner og optimeringer, så løsningen hele tiden følger virksomhedens vækst og forretningsmål.
RESULTATER
Automatiseret B2B e-handel og bedre dataintegration
På blot fire måneder gik ARAS Security fra en ældre DynamicWeb 9-løsning til en fuldt integreret B2B-platform på DynamicWeb 10 – udviklet og implementeret på under 500 timer.
Løsningen blev leveret til tiden og skabte hurtigt markante forbedringer i både drift, kundeoplevelse og datakvalitet.
Platformen blev udviklet til ARAS’ eksisterende kunder og håndterer nu kundespecifikke priser, regelmæssig opdaterede lagerstatus og leveringsoplysninger.
Kunderne har fået adgang til et udbygget kundecenter, hvor de kan:
Administrere egne brugere og roller
Se og genbestille tidligere ordrer
Oprette favoritlister
Tilføje noter på ordrelinjer – en funktion tilpasset produktkravene
Den sidste funktion er særligt værdifuld for ARAS’ branche:
For nogle produkter er noter på ordrelinjen obligatoriske, fx hvor installations- eller certificeringsoplysninger skal angives.
For andre produkter er det valgfrit, og for nogle ikke tilladt.
Systemet håndterer dette automatisk via en custom logik i kurven, så reglerne håndhæves korrekt – og alle noter overføres direkte til Visma.net ERP sammen med ordren.
Denne funktion sikrer både compliance, effektiv ordrebehandling og mindre manuel kommunikation mellem ARAS og kunderne.
Resultatet er:
Kortere ordrebehandlingstid og færre manuelle fejl
Mere præcise ordrer med produkt-specifik information
Selvbetjening og transparens for kunderne
En skalerbar, automatiseret B2B-platform bygget på ét datagrundlag (ERP + PIM + webshop)
Med den nye løsning sparer ARAS betydelig tid i både produktoprettelse, ordrebehandling og lagerhåndtering.
En central årsag er, at kunderne nu kan tilføje de nødvendige oplysninger direkte på ordrelinjerne, og at systemet automatisk håndhæver, hvilke produkter der kræver noter, hvor det er valgfrit, og hvor det ikke er tilladt.
Det betyder, at lager- og forsendelsesteamet modtager alle relevante oplysninger sammen med ordren, uden at skulle kontakte kunden for ekstra data, præciseringer eller installationsrelaterede informationer.
Hvor medarbejderne tidligere brugte tid på manuelle afklaringer, bliver al nødvendig information nu leveret struktureret, korrekt og i første forsøg.
Det frigør tid til forbedringer, optimering af interne processer og mere kvalificeret dialog med kunderne i stedet for gentagne, rutineprægede forespørgsler om manglende data.
"Vi gik fra mange manuelle processer til ét samlet system, hvor alt hænger sammen. Det har givet os både kontrol og fleksibilitet"
Fem nøgleindsigter fra projektet
Agilitet kræver tillid og kommunikation
Åben dialog og fælles prioritering skaber tempo og kvalitet.
Go-live er starten – ikke slutningen
De største forbedringer sker, når systemet bruges aktivt i hverdagen.
PIM, webshop og ERP skal udvikles parallelt
Helhedstænkning sikrer, at data flyder korrekt på tværs.
Undervisning skaber ejerskab
Når kunden selv kan administrere systemet, øges værdien markant.
Tværfaglige teams giver fremdrift
Når projektledelse, udvikling og frontend arbejder tæt sammen, bliver resultaterne hurtigere synlige.
Et samarbejde i bevægelse
ARAS Security-projektet illustrerer, hvordan et agilt B2B-partnerskab kan forene teknik, data og forretning i én samlet løsning.
Resultatet er en fleksibel e-handelsplatform med stærk ERP-integration – bygget til at udvikle sig løbende i takt med kundens behov.
Hos Flex Media er erfaringen klar:
Når samarbejdet bygger på tillid, kan vi skabe løsninger, der ikke bare leveres – men lever."
Vil du også samle webshop, ERP og PIM i én løsning?
Flex Media hjælper grossister og produktionsvirksomheder med komplekse produktkataloger med at skabe digitale platforme, der forbinder forretningen fra kunde til lager.
Kontakt os for at høre, hvordan et agilt samarbejde kan skabe resultater i din virksomhed.
